Eind 2010 is de stichting begonnen aan het stappenplan "In Veilige Handen" van de Nederlandse vereniging van vrijwilligersverenigingen. Dit systeem leidde ons stap voor stap door alle procedures en stappen die we moesten nemen binnen de organisatie om een veilige omgeving te (blijven) bieden voor kinderen en vrijwilligers.

De huidige stand van zaken is:

Stap 1: "Op de agenda" bespreekbaar maken binnen het bestuur (november 2010)

Stap 2: "Omgangsregels" omgangsregels in huisreglement uitgebreid (april 2011)

Stap 3: "Gedragscode" gedragscode opgesteld (maart 2011)

Stap 4: "Risico-analyse" inventarisatie gemaakt van de risico's tijdens activiteiten en voorbereiding (maart 2011)

Stap 5: "Vertrouwenspersoon" functie van vertrouwenspersonen anders vormgegeven, functieprofiel opgesteld (mei 2011)

Stap 6: "Aanstellingsbeleid" aanname van vrijwilligers aangepast, vrijwilligersovereenkomst ingevoerd (juni 2011)

Stap 7: "Meldprotocol" protocol opstellen voor alle vrijwilligers en uitgebreider voor teamleiders omtrent signalering (juni 2011)

Stap 8: "Reglement en statuten" aanpassen huisreglement en statuten (huisreglement juni 2011) (statuten zomer 2015)

Stap 9: "Training" uitleg aan vrijwilligers over al deze stappen en veranderingen (juni en augustus 2011)

Stap 10: "Veilige omgeving" verbetering veiligheid door aanpakken risico's uit analyse (augustus 2011)

Belangrijkste en meest ingrijpende stap was in 2011 de invoering van vrijwilligersovereenkomsten. VrijKWILligers geven op die manier hun gegevens af en gaan akkoord met de gedragscode en huisregels. Daarnaast moeten zij zich kunnen identificeren met een geldig identificatiebewijs wanneer de overeenkomst wordt getekend. Wij maken daarvan overigens geen kopieën.

Per 1-3-2016 vragen we van alle nieuwe vrijwilligers en vrijwilligers die 18 jaar worden een Verklaring Omtrent het Gedrag aan. De stichting kan hiervoor gebruik maken van een gratis regeling via het ministerie.

Jaarlijks worden alle documenten en protocollen doorgenomen door een speciaal daarvoor opgerichte commissie IVH. Documenten worden aangepast aan nieuwe regelgeving, geaccordeerd door het bestuur en verspreid.

Nieuwe protocollen die we nu gebruiken:

  • Protocol klachtenregistratie
  • Protocol klachtenafhandeling en formulier voor klacht
  • Protocol borging EHBO en BHV tijdens eigen evenementen
  • Protocol Melding ongewenst gedrag, inclusief stappenplan bij meldingen
  • Inschrijfformulieren incl. gedragscode voor vrijwilligers, minderjarige vrijwilligers, stagiaires en verenigingen met wie we samenwerken
  • VOG's van alle bestuursleden
  • Aanstellingsbeleid
  • Huisreglement
  • Statuten